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 項目成本管理系統

項目成本管理系統的實施主要是為了實現可見,可調,可控,可追蹤四個目標,從而降低項目風險,控制項目成本,提高管理效率。

 

 

可見:在對項目預算進行合同分解、WBS分解的基礎上,制定資金計劃,使項目資金使用和安排情況,無論全局還是局部都以直觀的圖表方式呈現出來。

可調:在計劃制定后和計劃的執行過程中,如果發現矛盾或者問題,可以隨時進行調整,調整的結果同樣即時可見,直到達到最優。

可控:系統根據業務規則和設定,在項目計劃執行過程中,對關鍵節點,數據異常,異常操作等,即時向相關部門和人員發送通知和警報,預防問題的發生。另外,根據設定,所有過程,必須遵循相應的規范,防止不規范的操作。

可追蹤:如果發生問題,系統可提供完整的數據供追蹤問題產生的過程,分析問題產生的原因。

功能介紹:

 

 

成本管理系統功能模塊結構圖

1、成本管理系統解決方案的預算數據導入管理

成本管理系統項目預算數據是系統的基礎數據。系統可通過定義文件規范預算數據內容和數據格式。另外,成本管理系統系統提供在線檢查工具,檢查所提供文件是否符合規范。

成本管理系統將具有權限的系統用戶,建立項目節點,當輸入相應項目信息后,即可導入預算數據。預算數據根據簽訂合同預算確定,數據導入后,成本管理系統默認由創建者確定,才可進入預算審核流程。

2、成本管理系統解決方案之計劃成本管理

成本管理系統,在項目預算數據導入后,由用戶輸入成本,以此控制數據。這些數據包括:人材機費用、主材耗量、價格等等。成本管理系統可自動計算項目計劃所需成本預算。

成本管理系統在生成的計劃成本預算基礎上,可根據用戶需求局部調整計劃成本。當計劃成本確認后,進入審核流程。

成本管理系統在進入審核狀態之后,審核的內容僅包含“成本控制數據”,“調整內容”和“調整后預算結果”。成本管理系統可快速套用基于工程類型和特征值的成本控制模板,而成本管理系統中費用系數和主材價格可參考歷史數據統計分析結果。(圖示:項目產品與計劃成本的關系圖)

 

3、成本管理系統WBS分解管理

領略成本管理系統解決方案中的WBS分解管理,是系統核心,是整個流程運行的基礎。

具體而言,成本管理系統項目建立,導入了預算數據,通過審核,擁有相應權限的系統用戶,可對項目預算數據WBS分解。

首先,成本管理系統導入管理,在這時,系統根據預算數據,運用內置各專業的3級WBS分解模板,當用戶確認后,成本管理系統自動分解。成本管理系統分解完成,提示用戶查看結果。用戶通過檢查和調整自動分解結果,完成并確認后(第一階段)

然后,成本管理系統解決方案根據合同,制定各節點與合同的對應關系,可輸入相關信息。在此過程中,如某個節點需進一步分解,用戶這可選此節點,點擊分解按鈕,輸入工程量、比例信息,由系統自動分解,提示結果。用戶通過檢查,可逐步調整計劃成本,當點擊確定后,即可完成二次分解。當所有分解完成后,用戶確認完成分解,則可自動進入WBS(內容)審核流程。

4、成本管理系統分包管理

成本管理系統在完成WBS分解之后,用戶可指定項目預算中分包合同的對應關系。項目預算的每個節點(包含WBS分解后的節點),均可對應唯一分包合同。成本管理系統可在任意層級的節點上指定分包合同。在默認情況下,所有子節點均與父節點屬于同一合同。另外,成本管理系統可根據用戶操作,檢查數據是否完整一致。當在所有項目節點對應結束并確認后,系統自動為每個分包合同生成分包預算。

5、成本管理系統進度計劃管理

成本管理系統解決方案在項目預算數據WBS分解的基礎上,對工程量(進度)在時間維上分解,制定項目進度計劃。

具體而言,主要需要以下步驟:

首先,成本管理系統用戶輸入項目周期(起止日期),付款周期,系統根據項目類別、屬性,自動選擇(或由用戶指定)模板,可生成項目進度計劃表和相應圖片。

然后,在成本管理系統解決方案中,用戶可根據實際需求,調整系統自動生成的計劃進度。用戶調整結束確認,系統保存項目進度計劃,根據分包合同的對應關系,自動生成分包進度計劃表和甘特圖(甘特圖以圖示的方式,通過活動列表、時間刻度表示出任何特定項目的活動順序與持續時間)。項目進度計劃和分包進度計劃保存到系統中后,即可供其他模塊調用。

6、成本管理系統資金計劃管理

成本管理系統解決方案中資金計劃管理,是系統的第二個核心。在項目進度計劃完成后,系統自動生成項目的資金計劃模板,由用戶確定周期,設定保留金,付款警戒點和報警點,制定項目資金計劃。

成本管理系統模塊在資金計劃內容創建后,由創建者確認,進入審核流程。系統根據項目資金計劃,自動生成分包合同的資金計劃。資金計劃審核完成之后,即可打印資金計劃表,并可設定時間區間打印。資金計劃表有累積表和單列表兩種形式可供選擇。并且,每項內容均可查看基于分包合同的明細。系統根據設定,定時(默認按月)自動發送資金計劃表給相應管理人員。系統根據設定的保留金,警戒點和報警點,在即將或者已經到達是向相關人員和管理者發送通知,預警消息或者報警。

7、成本管理系統合同管理

成本管理系統中合同管理主要管理:收入合同(主合同、從合同、增量合同等),支持合同(分包合同,采購合同,租賃合同等)。

成本管理系統合同管理模塊以項目關聯關系為中心,建立項目預算,進度計劃,資金計劃與合同之間的相互對應關系,在此基礎上,實現合同生命周期管理。通過合同管理模塊可以查詢到合同細化到WBS分解節點的項目預算,進度計劃,資金計劃等以及在此基礎上的材料匯總,費用等詳細信息。反之,也可以查詢節點分解到各個分包合同的數據明細。

除了項目關聯關系之外,合同管理還管理合同相關信息(機構,責任人/負責人等)和合同資料管理。其中合同資料管理合同本身以及相關的電子文檔內容,可以由其他系統提供接口,本系統調用其接口獲取。

另外,合同管理也建立了用戶和相關數據節點的對應關系,用戶只能查看項目中特定的節點和內容。

 

8、成本管理系統

成本管理系統項目進度以工程量反映。用戶可通過填報工程量提交進度。成本管理系統具體操作步驟:首先,用戶通過指定通道填報工程量,系統檢查工程量約束條件:

 

成本管理系統進度兩種模式:在線遠程填報(支持手機應用),使用填報工具填報后發送文件。

9、成本管理系統進度抽查管理

成本管理系統根據系統設定,按照項目進度隨機抽查,以醒目方式,確定進度檢查節點和時間,通知相關責任人;

 

10、資金管理

成本管理系統進度(工程量)通過審核后,系統自動提交工程量數據到資金管理模塊。資金管理模塊根據工程量,計算相應應收和應付資金數據。

另外,成本管理系統資金管理模塊,可檢查項目的資金計劃中“已有數據”“設定的警戒點”、“報警點等信息”等。如果沒觸發任何異常條件,進入資金審核流程。

如果觸發異常條件,成本管理系統向相關責任人、管理人發送預警信息,等待管理人員確認是否允許進入資金審核流程。審核結束后,審核過程及結果均進入項目日志記錄,生成應收和應付資金記錄。成本管理系統外資金處理(收款或付款)完成后,用戶可更新資金記錄狀態,到相應項目數據(實際成本)。

11、材料管理

成本管理系統中的材料管理主要對象是主材。

材料基本信息包含材料類目和材料,材料類目由手工整理錄入,材料可手工錄入,也可從項目預算數據中提取。材料耗量信息從歷史項目數據中按工作內容,項目特征等統計,經專業人員確認后作為參考耗量。材料價格信息從歷史項目數據中按時間統計,并按照一定計算公式計算,經專業人員確認后作為參考價格。用戶在制作項目計劃時,可直接通過選用材料庫中已有的材料替換合同預算中的材料,即計劃成本預算中采用材料庫中的材料。

12、材料庫存管理

材料庫存管理處理材料入庫,材料出庫問題,可實現實時庫存查詢,材料采購量調整等功能。

 

在一般的成本管理系統建設案例中材料入庫時,材料庫管理人員逐項確認材料采購清單中的材料及其數量,然后提交入庫確認。系統自動生成材料入庫清單表,再次由材料管理人員確認后,生成材料入庫就記錄,更新材料庫存信息。采購清單中已確認入庫的材料自動設置為入庫狀態,未確認的材料狀態不變。

材料出庫時,材料管理人員登入系統,確定材料領用請求已審核通過后,根據材料領用單的材料及其數量組織出庫材料。材料領用人通過材料庫終端登入系統,確認材料領用。系統自動生成材料領用記錄,更新材料庫存信息,更新項目材料價格和實際成本等數據。

成本管理系統建設案例中材料采購時,在操作人員提交采購清單后,成本管理系統自動提示各項材料的庫存信息,并根據系統對采購清單調整,調整后的采購清單經用戶確認或修改后確認,進入材料采購審核流程。

13、材料采購管理

系統統計指定階段的需要采購材料量及其明細,生成采購清單。

用戶可以對采購清單調整,調整后系統自動檢查約束條件,不滿足約束條件則不允許制定采購計劃。

采購計劃通過后,材料采購管理根據系統中材料采購的歷史數據,提供材料價格參考信息如:材料平均價,材料價格趨勢等信息。

材料采購完成并確認入庫后,系統更新相應項目預算數據和材料庫存信息。

14、材料領用管理

用戶在系統中材料領用,系統根據項目的進度信息生成領用材料清單。

用戶可以調整材料領用清單,在材料量超出計劃量時,若已設置超量處理方式,則提示用戶材料超量,并要求用戶確認處理方式。若未設置超量處理方式,則提示用戶超量信息,不允許發起材料領用請求。

材料領用請求通過后,系統記錄請求,此時庫房即可收到通知。材料出庫時,庫房提交出庫信息,并經材料領用人確認即完成材料領用。完成材料領用后,系統自動更新相應的成本和費用信息。

15、實際成本管理

項目計劃制定后,系統自動生成計劃成本預算的副本,作為實際成本的基礎。

項目運轉過程中,所有數據均自動更新實際成本預算,并根據工程量調整合同預算和計劃成本預算,實時以圖表的形式反映三者的差異。

16、項目變更管理

成本管理系統在項目實施過程中,變更是不可避免的,因此,系統內置多個變更處理流程,在變更發生時,系統自動生成變更數據報告,經如果調整和確認后進入系統,動態更新所有涉及環節的數據。然后回饋到成本控制過程中去。

系統自動向項目變更影響到的數據的相關機構和責任人推送變更信息。

項目變更主要指:項目范圍變更,項目進度變更,費用預算變更,項目合同變更和項目人力資源的變更。

17、審核流程管理

系統包含兩個主要審核流程:內容審核流程和資金審核流程。

18、內容審核流程

項目數據導入,WBS分解,分包管理,進度計劃,資金計劃的成果,必須經過審核流程,才能正式提交到系統中去,其他有權限的用戶才能看到相應數據,在審核完成之前,只有內容創建者自己可以查看。

內容一旦進入審核流程,創建者則不能此內容修改。除非取消審核流程,修改后重新提交審核。

19、工程量/進度/資金審核流程

由分包機構所報送的工程量和進度,以及將要支付的資金在提交之后即自動進入相應的審核流程,審核流程完成之后,才觸發后續相應處理,正式成為系統數據記錄。

審核流程的各個階段,系統均會自動給相關人員發送通知消息,消息包含內容有:需要審核內容的名稱,審核內容的鏈接,完成審核的時限。如果審核時限將至而內容還沒有審核,則向相關利益相關人員和管理人員發送警告消息。審核過程及其結果均會在項目日志中詳細記錄。審核流程根據審核內容或業務的不同而不同,并可根據實際需要定制。

20、審批流程管理

審批流程用于處理管理過程中的非標準流程。此流程與審核流程區別:審核流程由系統根據條件觸發,而審批流程由系統用戶提交(需根據流程定義提交額外的說明以及相關資料后發起)。

審批流程發起之后,由系統安裝流程向相關人員發送通知消息,完成流程。審批過程及結果在項目日志中詳細記錄。

21、系統消息管理

成本管理系統中的系統消息管理依賴系統內置的通訊模塊,在工程運轉中,按照設定條件,向利益相關人發送消息。發送信息按照緊迫程度,分為“消息”,“通知”,“預警”,“報警”四種方式。

“消息”:告知用戶相關項目的運轉情況,用戶無需處理。

“通知”:項目運轉需用戶干預,用戶需及時處理。

“預警”:項目運轉過程中觸發了預警條件,用戶需盡快檢查處理。

“報警”:項目運轉工程發生異常,或者存在非規范流程、觸發了報警條件,用戶必須馬上處理。

22、機構管理

成本管理系統的機構主要分為四類:客戶管理、承包商管理、供應商管理和分支機構管理。機構管理可以增加,查詢,修改,刪除機構。機構基本信息包含機構名稱,機構類別,負責人,聯系人等等。機構模塊可提供人員基本數據機構信息,查詢人員,項目,合同等相關信息。

23、人員管理

成本管理系統針對人員管理,提供基本信息,所屬結構,所屬部門,聯系方式,可增加,查詢,修改,刪除等通用操作。人員系統也可為支持其他模塊的應用,如建立人員與項目,與合同等的相互關聯。

24、報表管理

成本管理系統報表管理模塊的主要功能是,查看,下載,打印各報表和憑據。這些報表和憑據的格式由成本管理系統內置,用戶的選擇和設定查詢報表數據。

25、歷史數據分析

成本管理系統歷史數據分析第一階段,系統提供簡單的數據統計、差異分析,為企業成本定額、材料價格趨勢分析等決策制定,提供參考資料。

成本管理系統歷史數據分析第二階段,系統引入分析模型和工程指標等計劃設定參考數據,為新項目、計劃制定和項目、計劃過程控制管理提供參考資料。

26、移動終端應用

移動終端的應用可以實現成本管理系統的便捷使用,方便相關責任人精簡接受系統通知,操作確認,填寫工程量報告等日常工作。移動終端主要通過智能手機,提供各平臺應用。也只提供一種主要平臺的應用。

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